Der Wahlvorstand muss eine Betriebsadresse haben, damit ihm Wahlvorschläge, Einsprüche gegen die Wählerliste, Briefwahlanträge und sonstige Erklärungen von Beschäftigten zugehen können. Die Betriebsadresse ist im Wahlausschreiben zwingend anzugeben.
Zweckmäßig ist als Betriebsadresse in der Regel das Büro des Wahlvorstands oder der Arbeitsplatz des Wahlvorstandsvorsitzenden. Unabhängig davon, für welche Variante sich der Wahlvorstand entscheidet, muss darauf geachtet werden, dass unter dieser Adresse zumindest ein Wahlvorstandsmitglied auch tatsächlich anzutreffen ist. Denn nur dann können (mündliche oder schriftliche) Erklärungen auch persönlich entgegengenommen werden.
Wenn es sich organisatorisch nicht einrichten lässt, dass unter der angegebenen Betriebsadresse während der Betriebsöffnungszeiten ein Wahlvorstandsmitglied erreichbar ist, sind die Zeiten, in denen Erklärungen unter der Betriebsadresse persönlich abgegeben werden können, im Wahlausschreiben anzugeben.
Ist die Erreichbarkeit des Wahlvorstands unter der Betriebsadresse nicht zu einem ganz wesentlichen Teil der Betriebsöffnungszeiten gewährleistet, ist zur Sicherstellung der Erreichbarkeit des Wahlvorstandes ein Briefkasten zu installieren, auf den mit genauer Ortsbeschreibung ebenfalls im Wahlausschreiben hinzuweisen ist. Zu dem Briefkasten dürfen nur die Mitglieder des Wahlvorstandes Zugang haben. Schriftliche Erklärung gehen dem Wahlvorstand auf diesem Wege zu, wenn sie in den Briefkasten eingeworfen werden.
Relevant werden diese Zugangsfragen insbesondere an Fristablauftagen. Allen voran am letzten Tag der Frist für die Einreichung von Vorschlagslisten und für die Einreichung von Einsprüchen gegen die Wählerliste ist es entscheidend, dass die organisatorischen/technischen Voraussetzungen für den Zugang von Vorschlagslisten bzw. Einsprüchen gegeben waren. Darüber hinaus muss beim Zugang von schriftlichen Erklärungen unterschieden werden können, welche Dokumente fristgerecht unter der Betriebsadresse eingegangen sind und welche Dokumente verspätet waren. Dies ist nur möglich, wenn der Wahlvorstand mit Fristablauf seinen Briefkasten leert.
Auch muss der Wahlvorstand in der Lage sein, die am Tage des Fristablaufs eingereichten Vorschlagslisten sofort zu prüfen. Es muss daher zumindest ein Wahlvorstandsmitglied anwesend und in der Lage sein, die anderen Mitglieder kurzfristig zu erreichen. Wir empfehlen, dass sämtliche Wahlvorstandsmitglieder sich an Fristablauftagen mit reichlich Getränken und Chips unter der Betriebsadresse treffen und den Eingang von Erklärungen abwarten; wann an solchen Tagen die erste Tüte Chips geöffnet wird, muss jeder Wahlvorstand für sich entscheiden.